Privacyverklaring

Dossierloket.ai is een product van Reg4U B.V. Wij hechten groot belang aan de privacy van patiënten en praktijkmedewerkers en aan de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder medische gegevens.

Laatst bijgewerkt: juni 2026

1. Wie zijn wij?

Dossierloket.ai is een dienst van Reg4U B.V., gevestigd te Nederland. Wij bieden huisartsenpraktijken en zorgorganisaties een platform om medische informatieverzoeken van derden (zoals advocaten, verzekeraars en arbodiensten) gestructureerd en beveiligd af te handelen — van aanvraag tot betaalde, geverifieerde overdracht.

Reg4U B.V.

KvK-nummer: 95231137

E-mail: privacy@reg4u.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Gegevens van praktijkhouders en medewerkers:

Naam en contactgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Praktijkgegevens (naam, adres, AGB-code)

Gegevens van de verzoekende derde partij:

Naam, organisatie en contactgegevens
De aanvraagbrief en de daarin opgenomen vraagstelling
Verificatiegegevens voor de beveiligde toegang (telefoonnummer voor 2FA)

Patiëntgegevens (verwerkt in opdracht van de praktijk):

NAW-gegevens en geboortedatum
Het door de praktijk geüploade medisch dossier dat relevant is voor het verzoek
Het door de arts goedgekeurde antwoord op de vraagstelling

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het in ontvangst nemen en structureren van informatieverzoeken van derden namens de praktijk
Het met AI extraheren van de vraagstelling en het opstellen van een concept-antwoord, dat altijd door de arts wordt gecontroleerd en goedgekeurd
Het berekenen van het NZa-tarief en het innen van de betaling namens de praktijk
Het beveiligd (2FA) ter beschikking stellen van het dossier en antwoord aan de geverifieerde verzoeker
Het vastleggen van een audit trail als bewijs van levering
Het communiceren over onze dienstverlening en het voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst: voor het leveren van onze diensten aan praktijken
Verwerkersovereenkomst: voor de verwerking van patiëntgegevens in opdracht van de praktijk
Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze dienstverlening
Wettelijke verplichting: voor het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen

5. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de beveiliging van persoonsgegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

NEN 7510-1:2024 certificering: Wij voldoen aan de norm voor informatiebeveiliging in de zorg
Versleuteling: Alle data wordt versleuteld opgeslagen en verzonden (AES-256, TLS 1.3)
Hosting in Nederland/EU: Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de EU
Twee-factor-verificatie: De verzoeker krijgt pas toegang tot het dossier na verificatie via een tweede factor; toegang loopt via een unieke, gehashte token-link
Toegangscontrole & audit trail: Strikte toegangsrechten en append-only logging van alle relevante handelingen
Geen training op patiëntdata: Wij gebruiken patiëntgegevens nooit voor het trainen van AI-modellen

6. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

Cloud-hosting: Voor hosting van onze infrastructuur (EU-gevestigde verwerker)
E-mail- en SMS-providers: Voor het versturen van berichten en verificatiecodes, onder verwerkersovereenkomst
AI-verwerker: Voor het extraheren van de vraagstelling en het opstellen van het concept-antwoord, onder verwerkersovereenkomst en zonder dat gegevens voor modeltraining worden gebruikt
Betaaldienstverlener: Voor de afhandeling van de betaling door de verzoeker (iDEAL/creditcard)

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden. Alle verwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Dossier en antwoord van een verzoek: Worden na levering volgens de met de praktijk afgesproken bewaartermijn automatisch verwijderd; niet-geverifieerde of niet-afgeronde verzoeken worden vanzelf opgeschoond
Accountgegevens praktijk: Gedurende de looptijd van de overeenkomst plus 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Facturatie- en audit-gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht en bewijs van levering)

8. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
Recht op verwijdering: U kunt vragen uw gegevens te verwijderen
Recht op beperking: U kunt de verwerking laten beperken
Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking

Voor patiënten: rechten met betrekking tot medische gegevens dienen te worden uitgeoefend bij de betreffende huisartsenpraktijk, die verwerkingsverantwoordelijke is voor deze gegevens.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies:

Functionele cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van de website
Analytische cookies: Voor het analyseren van websitegebruik (geanonimiseerd)
Marketing-pixels: Alleen na uw toestemming (bijv. LinkedIn Insight Tag)

U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen of via de cookie-banner op deze site.

10. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:

E-mail: privacy@reg4u.nl

Telefoon: 06 28552725

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u actief via e-mail of via onze applicatie.